Aangetekende brief – de ins en outs

Bij het versturen van post heeft u verschillende mogelijkheden. Niet alleen fysiek, maar ook digitaal. Daarnaast kunt u uw brief gewoon op de brievenbus doen of het pakket aanleveren bij een postbedrijf. Wilt u wat meer zekerheid, dan kiest u voor aangetekend versturen. Verstuurt u aangetekende post, dan krijgt u een bevestiging van de bezorging. Zo bent u er zeker van dat uw post is aangekomen. Er zijn verschillende redenen waarom u uw poststuk aangetekend wilt versturen. Tegenwoordig heeft u ook digitale manieren om stukken aangetekend te versturen. Hier leest u alles over de verschillende manieren van aangetekend versturen en de punten waar u op moet letten bij het verzenden van poststukken.

Wanneer aangetekend versturen?

In sommige situaties is het verstandig om een poststuk aangetekend versturen. Uw zending is bij aangetekend versturen verzekerd voor maximaal 50 euro bij verlies of beschadiging. Waardevolle zaken zoals geld of kostbare voorwerpen worden dan ook vaak aangetekend verstuurd. Wilt u uw pakket voor een hoger bedrag verzekeren maak dan gebruik van de verzekerservice van het postbedrijf. Daarnaast bent u er in het geval van aangetekend versturen zeker van dat uw brief of pakket ook daadwerkelijk aankomt. Dit kunt u ook bewijzen. Als u verwacht dat bewijs nodig te hebben bij een eventuele rechtszaak is het verstandig om uw post aangetekend te versturen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het retourneren van een product binnen de bedenktijd of het opzeggen van een abonnement binnen de opzegtermijn. Ook zijn klanten eerder geneigd achterstallige rekeningen sneller te betalen als de aanmaning als een aangetekende brief verstuurd is.

Hoe werkt het fysiek versturen van aangetekende post?

Aangetekende post kunt u zowel digitaal als fysiek versturen. Verstuurt u uw poststuk fysiek, dan levert u uw stuk af bij een afleverpunt van het postbedrijf. Vaak kunt u op de website van het postbedrijf speciale postzegels bestellen voor aangetekende post en zelf labels printen. Dit scheelt tijd als u uw post vervolgens aflevert bij het postbedrijf. Bij het afleveren van uw poststuk krijgt u een bewijs van het versturen van uw poststuk, vervolgens krijgt u een tweede bewijs als uw poststuk ontvangen is door de geadresseerde. In de tussentijd volgt u uw pakket of brief via track & trace. Heeft u een account bij het postbedrijf, dan kan u het pakket ook volgen via uw eigen account. Er zijn verschillende aanbieders die aangetekende post bezorgen. Er zijn behoorlijke prijsverschillen tussen deze aanbieders. Het loont dus zeker om deze aanbieders te vergelijken. Als u vaker aangetekende post verstuurt, kan een contract een aanzienlijk voordeel opleveren.

Digitale verzending

Met de opkomst van de digitalisering nemen ook de mogelijkheden van het digitaal versturen van een aangetekende brief toe. De digitale versie is net als de fysieke versie rechtsgeldig en is bovendien sneller bij de geadresseerde. De verzending is goedkoper en het is veiliger. U installeert een plug-in in uw eigen mailprogramma of u kiest voor een speciaal software programma en u gaat aan de slag. Binnen uw mailprogramma kiest u voor de optie aangetekend versturen. De geadresseerde ontvangt een link naar uw mail en kan deze accepteren. De ontvanger heeft geen speciaal software programma nodig om uw stukken te ontvangen. De ontvanger accepteert en leest de aangetekende e-mails in zijn eigen mailprogramma. De ontvanger heeft daarbij ook de mogelijkheid om het bericht op echtheid te controleren. Als het nodig is kunnen bijlagen ondertekend worden in uw beveiligde omgeving. U ontvangt net als bij het fysiek vesturen van poststukken een bevestiging van verzending en van ontvangst.

Digitale handtekening

Bij het aangetekend versturen van een document heeft u ook de optie om gebruik te maken van een digitale handtekening. De meest eenvoudige vorm van een digitale handtekening is het inscannen van de handgeschreven handtekening. Deze handtekening is makkelijk te vervalsen en daarom is het lastig te bewijzen dat de juiste persoon het document ondertekend heeft. Bij de geavanceerde digitale handtekening is het wel mogelijk om te controleren of de juiste persoon zijn handtekening gezet heeft. Met behulp van wiskundige algoritmen wordt een unieke code gekoppeld aan de ondertekening. Het ondertekende document kan niet meer gewijzigd worden. Deze digitale handtekening is daarmee een stuk betrouwbaarder dan een ingescande handtekening. Afhankelijk van de situatie is een dergelijke elektronische handtekening voldoende, maar soms is er meer nodig. U kunt dan gebruik maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze handtekening voldoet aan bepaalde eisen die zijn opgenomen in een digitaal certificaat. Alleen dan heeft een digitale handtekening juridisch net zoveel waarde als een handgeschreven handtekening. Wilt u gebruik maken van een geavanceerde elektronische handtekening dan is dit net zo eenvoudig te implementeren als het digitaal versturen van aangetekende stukken.

Aandachtspunten bij het digitaal aangetekend versturen

Aangetekend versturen via de digitale snelweg is nog relatief nieuw. Hier zijn dan ook nog niet veel rechterlijke uitspraken over gedaan. Als u meerdere keren met een geadresseerde correspondeert kunt u er dan vanuit gaan dat het email adres juist is? In sommige overeenkomsten is een bepaling opgenomen dat digitale verklaringen uitgesloten zijn. Bij de keuze voor digitaal aangetekend versturen is het goed om u bewust te zijn van de risico’s.

Aangetekende stukken versturen naar het buitenland

Als u een pakket buiten de EU verstuurt, bent u verplicht een douaneformulier in te vullen en mee te sturen. Levert u het pakket aan bij het postbedrijf, dan ontvangt u daar de benodigde douaneformulieren. Bij online frankering krijgt u het benodigde formulier op uw computer te zien en kunt u dit digitaal invullen. U bent verplicht edelmetalen, edelstenen, geld en cheques te verzekeren als u deze naar het buitenland verstuurt. Als u deze artikelen aangetekend verstuurt naar het buitenland komt u niet voor schadevergoeding in aanmerking zonder een aparte verzekering. Als uw poststuk arriveert in het buitenland wordt de bezorging overgenomen door een in dat land actieve postvervoerder. Het is afhankelijk van het betreffende land en de postvervoerder hoeveel pogingen tot bezorging worden gedaan. Als het pakket niet bezorgd kan worden ontvangt u het kosteloos retour. Ook voor aangetekend verzenden naar het buitenland geldt, dat het goed is om tarieven van verschillende bedrijven te vergelijken.

Weigeren van aangetekende post

De ontvanger heeft de mogelijkheid om aangetekende poststukken te weigeren. De ontvanger geeft dit aan bij de bezorger in het geval van fysieke bezorging. Het poststuk wordt voorzien van een retoursticker met de mededeling dat de ontvangst geweigerd is. Als de ontvanger de post niet heeft opgehaald bij een ophaalpunt van het postbedrijf wordt deze post na twee weken automatisch geretourneerd naar de afzender. Het weigeren van aangetekende post is niet verstandig, omdat de ontvanger niet op de hoogte is van de inhoud van de mededeling die gedaan is. De mededeling treedt wel in werking, omdat het niet bereiken van deze mededeling een gevolg is van de handeling van de ontvanger. Deelt u bijvoorbeeld via aangetekende post mee dat een overeenkomst ontbonden is, dan is dit ook daadwerkelijk het geval, ook al heeft de ontvanger het poststuk geweigerd.

Aansprakelijkheid en aangetekende post

Helaas komt het voor dat er weleens iets mis gaat met de post. Het poststuk dat u aangetekend heeft laten versturen komt niet aan. Als verzender heeft u een overeenkomst met de bezorgdienst. De verantwoordelijkheid voor het bezorgen van het poststuk ligt daarmee bij de bezorgdienst, maar dat betekent niet altijd dat het postbedrijf ook aansprakelijk is. Heeft u de brief of het pakket niet aangetekend verstuurd, dan is het postbedrijf niet aansprakelijk voor het kwijtraken van stukken. Bij aangetekend versturen van post is het postbedrijf in beperkte mate aansprakelijk. Voor een aangetekende brief geldt een aansprakelijk tot een bedrag van 50 euro. Voor een pakket dat aangetekend verstuurd is, geldt een aansprakelijkheid tot een bedrag van 500 euro. Als het pakket dat u verstuurt een hogere waarde heeft, is het verstandig om te kiezen voor een verzekering. Geeft het postbedrijf geen gehoor aan uw klachten, dan staat de weg naar de Geschillencommissie open. Het postbedrijf moet dan wel aangesloten zijn bij de Geschillencommissie.

Alternatieven

U verstuurt uw post aangetekend als u zeker wilt weten dat uw poststuk is aangekomen. Er is een aantal andere opties om te bewijzen dat de ontvanger uw mededeling ontvangen heeft. Deze opties zijn goedkoper dan het aangetekend versturen van post. De fax bestaat nog steeds en de ontvangstbevestiging vanuit het ontvangende faxapparaat is rechtsgeldig. Een email wordt juridisch niet altijd gezien als schriftelijk, maar kan in bepaalde situaties wel gebruikt worden. Ontvangt u na het sturen van uw mail antwoord of een automatische ontvangstbevestiging, dan heeft u hiermee bewijs dat uw mail is aangekomen. Een opgenomen telefoongesprek waarin u vraagt om een ontvangstbevestiging kan ook gezien worden als bewijs. Als u de opname niet openbaar wilt maken, hoeft u voor het opnemen van het gesprek geen toestemming te vragen. De welbekende blauwe vinkjes in WhatsApp zijn een bewijs van ontvangst van uw verzonden bericht. Ook dit is een bewijsstuk.